Ứng dụng Notion – tất cả trong một

Giới thiệu Notion nhân dịp hôm nay (19/5) Notion chính thức đã miễn phí cho người dùng cá nhân (trước đây mình phải trả 4$ một tháng, tài khoản miễn phí bị hạn chế trong 1000 block, giờ mình được nâng lên Pro, còn tài khoản bình thường được miễn phí ^^). Trước đây mình cũng có đăng bài ứng dụng điện thoại ở đây, chắc phải cả trăm app, nhờ có phát hiện ứng dụng siêu phàm Notion này nên mình đã tối giản được kha khá, chọn đúng dịp tốt này để giới thiệu cho mọi người ^^!.

Trước tiên hãy coi màn hình điện thoại của mình hiện tại, không có ứng dụng nào luôn (siêu happy), có thể thấy mình đặt ngay ứng dụng Notion ở bên ngoài vì dùng siêu tiện. Từ hồi mình đọc cuốn Digital Minimalism đã giới thiệu ở đây, thì bắt đầu ý thức hơn về việc dọn dẹp không gian mạng, chuyển biến rất lớn là từ một người gì cũng trữ sang người chỉ dùng những thứ thực sự cần, và cố gắng sử dụng hết công năng những thứ đang có. Bài này là bài thứ ba trong loạt bài cố gắng của mình, mấy bài trước ở đây #1 Thanh bookmark, #2 Đọc báo (là ứng dụng màu xanh thứ hai từ phải sang ở hình dưới).

Ứng dụng này có thể dùng trên máy tính Mac, Windows hoặc điện thoại Android và iOs, hay dùng trực tiếp trên trình duyệt cũng được, hơn nữa còn đồng bộ trên tất cả các thiết bị rất nhanh (và miễn phí chứ không thu 6 đô như Evernote, mình cũng di dân từ Evernote qua đây đó).

Đây là ứng dụng tất cả trong một đang rất phát triển, mới gọi vốn thành công 50 triệu đô từ Index Ventures hồi tháng trước và tự định giá 2 tỷ đô, chắc mới có lắm tiền nên free account nè, còn phát triển app điện thoại tối cổ hồi xưa 5 giây mở mới ra thành giờ chỉ còn 1.5s 👏👏. Lạc đề rồi, ý chính muốn nói chính là Notion đang trên đà phát triển, trước mắt không phải lo đang xài thì đứt gánh. Đây về cơ bản là một ứng dụng ghi chép, nhưng trong vô vàn ứng dụng đã thử qua (#2 Evernote, #3 Drafts, v.v…) thì mình vẫn quyết định gắn bó với ứng dụng này và đã đóng họ được 2 năm là vì ứng dụng này có thể điều chỉnh rất nhiều, nó đúng nghĩa là một công cụ và sẽ phát huy tác dụng tuỳ theo hướng bạn muốn.

Khả năng của Notion thì vô hạn, đơn giản có thể nói Notion chính là Google docs + Evernote + Trello + Github + Wiki + etc, trên facebook cũng có nhóm này bàn luận về cách dùng, trên Discord cũng có kênh, ngoài ra có thể tham khảo mẫu sẵn có của Notion ở đây để hiểu được Notion có thể làm được những gì. Trong bài này thì mình sẽ giới thiệu những thứ mà mình đang dùng ở Notion, có thể sẽ update tiếp sau, ai cũng đang dùng có mẹo gì hay thì chia sẻ nhé :D.

Ghi chép và quản lý ghi chép với trải nghiệm tuyệt vờiiiiii

Tất cả kiến thức của mình giờ đều lưu hết trong đây, nó giống một cái doc khổng lồ, nhưng lại có tầng lớp tầng lớp vậy :D. Ở Notion thì đơn vị tương đương với File là Page, nhưng Page có thể lồng trong Page, nên vẫn có thể quản lý theo thư mục phân khu rất dễ. Như hình dưới mình có 6 mục lớn ở workspace, mỗi mục là 1 page, nhưng trong đó lại có rất nhiều page phụ nhỏ khác nữa.

Viết trên Notion cũng sử dụng Markdown, xài cái này là tất cả những cái format cho chữ đều có thể gõ phím mà ra chứ không cần phải đứt mạch gõ của mình bằng việc bôi đen chữ cần format và click chọn định dạng.

Những lệnh Markdown cơ bản:

# tiêu đề 1
## tiêu đề 2
### tiêu đề 3
*in nghiêng*
**bôi đậm**
~gạch ngang~
” <space> quote
> <space> toggle list
* <space> list
— kẻ ngang

Ngoài ra thì chỉ cần gõ gạch chéo ( / ) là cả một thế giới mới mở ra, có thể chèn bất cứ thứ gì vô.

Chỗ này có hai điều thần kỳ mà đã thôi thúc mình chuyển hoàn toàn từ Evernote (trả phí) và Ulysses (trả phí) sang Notion. Một là toggle (không biết dịch ra tiếng việt là gì), tức là có thể thu gọn văn bản (collapse text), nghe thì đơn giản vậy thôi chứ tất cả các ứng dụng mình đã từng xài đều không có chức năng thần kỳ này. Nó có thể ứng dụng rất nhiều thứ trong workflow của mình, làm giảm nhẹ đi khá nhiều và có thể nhìn nắm được nội dung tổng thể.

Ngoài ra còn rất nhiều ứng dụng khác của cái toggle này mà mình lười cap lại, ví dụ khi ôn tập bài có thể đặt câu hỏi là chữ trên toggle, còn bấm vào mở rộng thì sẽ ra đáp án chẳng hạn. Đấy quay lại nhấn mạnh, sự thần kỳ của Notion là nó rất flexible (dễ uốn nắn?) có thể thay đổi tuỳ theo mục đích sử dụng của từng người khám phá!

Cái thứ hai là có thể tạo được những button ngay trong notion để sao chép y hệt 1 page đã format (thay vì phải chọn tới page đó, bấm copy, xong paste xD). Ví dụ ở trang đầu của mình có một nút là bắt đầu một ngày mới, mình dùng để ghi chép lại các việc cần làm trong ngày và nói chung là những thứ thuộc về ngày hôm đó.

---

Còn rất nhiều công dụng khác nữa mà nếu giới thiệu thì bài này sẽ thành 1000 trang mất nên xin phép lược qua, một nhược điểm của Notion là để bắt đầu và làm quen với nó khá mất thời gian (mình mất cỡ 2-3 tuần, giờ vẫn vừa dùng vừa phải cập nhật thêm nhiều) nhưng rất đáng! Sau đây mình sẽ giới thiệu một số trang ứng dụng mà mình thấy rất hay (tự thấy hay :”>).

Quản lý sách đọc

Mình xây dựng khá giống chị này mọi người có thể qua để duplicate về Notion của mình xài thử. Với cái này thì mình xây dựng bằng chức năng Database của Notion. Khác với Page nêu ở trên thì Database cho phép tạo các thẻ với những thuộc tính khác nhau, ví dụ thẻ của mình ở đây là một cuốn sách thì có các thuộc tính: tên sách, bìa sách, trạng thái (đã đọc, chưa đọc, v.v…), tên tác giả, đánh giá (mình mới thêm).

Ví dụ một cuốn mình trước khi đọc thì sẽ thêm vào đây (thường là quên…) sau đó trong khi đọc đối với sách cần ghi nhớ thì sẽ vừa đọc vừa ghi chép lại như thế này, sau đó cố gắng viết thành một bài hoàn chỉnh, như cuốn dưới đây đã viết trên blog ở đây.

Quản lý chi tiêu

Tương tự mình cũng dùng tính năng Database để quản lý chi tiêu, tương tự tìm thấy ở chị blog phía trên cũng có share sẵn template ở đây mọi người có thể tham khảo. Của mình hơi khác, nhưng về tính năng cơ bản thì vẫn thế, mỗi chi tiêu sẽ là một thẻ. Trước đây mình khá kết một ứng dụng khác là Zaim, cũng dùng qua khá nhiều ứng dụng khác nhau, nhưng từ khi tích hợp vào Notion thì đã gỡ hết sạch (Notion muôn năm!!!!).

Đây là các cách hiển thị khác nhau của database, ở đây mình chọn cách theo danh sách (mình đặt tên cái view này là last month), có thể lựa chọn chỉ hiển thị từ ngày nào tới ngày nào, ví dụ bình thường mình chỉ muốn xem chi tiêu trong 1 tháng thôi chẳng hạn, hoặc cuối tháng tổng kết so sánh với tháng trước thì sẽ view 2 tháng chẳng hạn :D. Các cột (cũng là các thuộc tính của thẻ) có thể có định dạng khác nhau: ngày, số, phân loại, v.v… Đối với cột số thậm chí còn có thể làm tính cộng trừ nhân chia, gõ công thức y hệt như excel luôn :D.

Quản lý nhắc nhở những công việc lặp lại

Có nhiều việc rất nhỏ như kiểu chăn đệm phải giặt giũ thường xuyên nhưng rất hay quên đi không biết ngày nào giặt lần cuối, hồi xưa mình hay viết sổ nhưng đã có Notion thì phải xài chớ :”>. Ví dụ ở dưới đây mình dùng công thức để tính, nếu thời gian từ ngày cuối mình làm tới hôm nay vượt quá giới hạn, ví dụ rửa cọ makeup từ đầu tháng 2 tới giờ đã 108 ngày, vượt quá giới hạn là 30 ngày thì sẽ có một cái dấu ⚠️ nho nhỏ, còn nếu không thì không sao.

---

Còn rất nhiều rất nhiều thứ khác mà thay vì dùng 1 ứng dụng riêng biệt mình đã tích hợp toàn bộ vào trong notion này, tuỳ theo nhu cầu và tính sáng tạo của mỗi người mà có thể tuỳ chỉnh Notion theo một cách rất riêng, đây cũng là cái rất rất hay ở Notion mà mình thích: không giới hạn! Lười giới thiệu tiếp rồi, mau mau gia nhập hội xài Notion với mình nào :”>.