Bài viết này để mình vừa viết vừa suy nghĩ lại về những ứng dụng mà mình thực sự cần thiết, cũng như cách mình sử dụng nó sao cho đúng với cách mà mình muốn nhất.
Lý do tại sao có bài viết này thì có hai lý do chính, một là dạo này mình làm việc vô cùng không hiệu quả do bắt đầu vào giai đoạn hơi chây lỳ, nghĩa là khi mọi thứ hơi hơi vào cái quỹ đạo lười rồi thì rất khó để thoát ra, và hai là cộng thêm với việc não người đã vận động không hiệu quả thì đợt này máy móc của mình hỏng khá nhiều (mac tự dưng không nối được với màn hình ngoài, apple support bắt xoá hết dữ liệu để rồi câu trả lời là em ơi thay toàn bộ bo mạch máy nhé, ipad tự dưng không nhận bút, điện thoại hết pin trong vòng 3 tiếng, kindle sạc không lên, vân vân và mây mây…).
Vì hỏng phần mềm (não mình) và phần cứng (các loại thiết bị điện tử) nên việc này đòi hỏi mình phải suy nghĩ lại cẩn thận hơn. Đương nhiên ngoài lề một chút thì trước khi ngồi suy ngẫm về việc mình sẽ vận hành tiếp theo như thế nào thì mấy hôm trước mình đã nông nổi đặt mua một em điện thoại mới pin đầy hơn (và bây giờ đang chờ mòn mỏi chưa thấy giao hàng), cũng như lượn qua lượn lại những em macbook mới và hóng tin ipad nếu có xuất hiện ở đợt công bố này. Sau khi điên cuồng đọc tin và vẽ ra rất nhiều kế hoạch cho những chiếc thiết bị mới thì mình mới giật mình tỉnh lại, thực ra mình nên nghĩ nhu cầu trước, rồi mới đi sắm sửa, chứ các thiết bị điện tử bây giờ thực sự quá là over-kill (quá mức cần thiết), vậy nên dài dòng là lý do có bài này.
Mình trước giờ cũng hơi ham những công cụ giúp cho mình làm việc hiệu quả, thay vì bắt tay vào làm việc thực tế, cũng có thể gọi là một kiểu productivity toxic (năng suất độc hại), nên quyết tâm dành 1 tiếng để chỉnh lý lại cái này, rồi sau này cứ theo đây mà làm chứ cố gắng không tốn thời gian cho nó nữa.
Trước hết thì mình bắt đầu ngồi nghĩ 2 việc. Việc thứ nhất: những sinh hoạt hàng ngày của mình thì phần lớn thời gian là dùng vào việc gì, và mình cần những thiết bị điện tử như thế nào để phục vụ cho các việc đó. Việc thứ hai: phân loại các hoạt động đó và xác định cách sử dụng.
Việc thứ nhất thì mình có sơ sơ vài hoạt động chính chiếm phần lớn thời gian trong ngày như sau:
- Hiện mình đang đi làm thêm, sau này sẽ đi làm chính thức, vậy thời gian đi làm chắc chắn sẽ chiếm phần lớn nhất trong ngày.
- Học thêm chuyên ngành: đọc các tài liệu chuyên ngành, xem video
- Output chuyên ngành
- Đọc các loại sách đủ thể loại
- Di chuyển: đặc biệt là trong vòng một năm trở lại đây, và cả nửa năm tới, trung bình mình tốn mất 2 tiếng rưỡi cho việc di chuyển mỗi ngày
- Các hoạt động giải trí: hẹn hò tụ tập, thể dục thể thao, đàn hát, v.v…
- Các hoạt động sinh hoạt cơ bản: ăn, ngủ, tắm, nấu ăn, v.v…
- Sắp xếp lịch trình, lên kế hoạch, nhật ký
- *cố gắng* blog
- và nhiều việc khác
Sau khi liệt kê được từng này đầu mục thì mình cảm thấy những ứng dụng và thiết bị mình cần sẽ phục vụ về cơ bản cho 5 nhiệm vụ sau:
- Quản lý lịch trình, tác vụ
- Xử lý thông tin: tiếp nhận và lưu trữ (input), sáng tạo (output)
- Đặc thù
Khi đã phân được rõ các nhiệm vụ và các bối cảnh mình sẽ sử dụng các thiết bị điện tử, mình sẽ liệt kê những ứng dụng mà mình cảm thấy cần và sẽ chỉ sử dụng những ứng dụng này cho đến khi nào chúng không thể thoả mãn toàn bộ nhu cầu của mình. Nhân dịp macbook đã trắng trơn và điện thoại mới sắp về, mình sẽ coi như bắt đầu cài đặt lại máy từ con số 0.
1. Quản lý lịch trình, tác vụ:
Calendar cho những tác vụ đã biết thời gian, và Reminder cho những tác vụ chưa rõ thời gian
Trước đây mình đã dùng qua rất nhiều ứng dụng trả phí, lâu dài nhất là Fantastical, mình đã trả phí cho tất cả 3 thiết bị (đúng là đồ ứng dụng bóc lột) trong vòng vài năm, dùng cũng khá tiện, nhưng tới khi mình quyết tâm chỉ dùng các ứng dụng có sẵn của apple thì mình phát hiện hệ sinh thái của apple đã quá đủ rồi, không cần sử dụng ứng dụng ngoài làm gì.
Mình phân chia thời gian trong ngày theo màu, trước đây thì tới hơn chục màu, nhưng hiện tại mình thấy với từng này (và thêm tag) là khá đủ rồi. Ở đây có 5 mục chính:
- study màu xanh: thời gian học tập và xử lý các kiến thức khó, cần độ tập trung cao
- study màu tím: thời gian cũng tiếp thu và xử lý kiến thức nhưng nhẹ nhàng hơn, hoặc học tập một kỹ năng khác (ví dụ ngoại ngữ, đàn hoặc viết blog, v.v…)
- work màu vàng: đi làm kiếm tiền…
- life màu xanh: những nhiệm vụ cơ bản: ăn, đi lại,…
- life màu đỏ: tận hưởng, ví dụ eating out hẹn hò, đi du lịch, đi chụp ảnh, nghe nhạc coi phim chill,…
Về cơ bản sẽ có 3 bước: nhập lịch trình > điều chỉnh sắp xếp lịch trình > nhìn lại. Mình sẽ nhập lịch trình chính trên máy tính vào cuối mỗi tuần và kiểm tra lại vào đầu ngày, khi có việc gấp thì sẽ dùng điện thoại. Mình vẫn sử dụng cách xếp lịch là time blocking, nghĩa là ấn định thời gian cụ thể cho từng đầu việc. Điểm cải thiện gần đây là không xếp lịch quá sát, vì nếu quá cố nhồi nhét thì chỉ cần 1 đầu việc đi quá dự định là tất cả kế hoạch cả tuần sau đó sẽ đổ như domino. Mình đã tìm được điểm hợp lý là thêm cả thời gian giải trí vào trong kế hoạch, sau đó mỗi ngày sẽ xếp dư thời gian buffering (tạm thời?) khoảng 30p-1 tiếng nữa. Với các công việc không rõ khi nào có thời gian làm thì sẽ nhét vào reminder, sau đó ngày nào cuối ngày làm được thêm thì sẽ kéo từ đó ra, hoặc khi sắp xếp lịch ngày mới (vào đầu giờ sáng) thì sẽ kéo thêm các việc từ đó ra nữa. Cuối mỗi ngày nhất định phải cố trước khi ngất thì nhìn lại một ngày hôm đó (đa phần toàn là ngất …).
Trước đây để quản lý tác vụ thì mình dùng vô cùng nhiều ứng dụng, mấy ứng dụng hot trên thị trường kiểu Todoist, Things 3, Ticktick, vân vân và mây mây, mình đều đã từng trả phí và từng dùng cả bản premium, nhưng không có ứng dụng nào duy trì được quá lâu, vì nó quá phức tạp, tốn nhiều thời gian: để học cách dùng đã phải lần mò youtube blog các kiểu, dùng quen rồi thì bắt đầu lười không viết nữa…
Thế nên bây giờ mình sẽ chỉ dùng ứng dụng Calendar này là chính, khi nhập vào công việc cố định (ví dụ bắt buộc phải đi làm, hoặc lịch đi chơi đi gặp ai không thể bùng kèo được) thì mình sẽ nhập thông tin như bình thường, còn công việc mà tự mình làm, có khả năng xịt cao (ví dụ như học một cái gì đó, hoặc tập một cái gì đó) thì mình sẽ thêm checkbox dấu tròn đỏ ở trước, tới cuối ngày thì tổng kết lại, thủ công kéo lại thời gian của sự kiện này cho đúng với thực tế, sau đó đổi dấu tròn đỏ thành dấu tích xanh. Nghe thì phức tạp hơn các ứng dụng quản lý tác vụ chuyên nghiệp, chỉ cần đánh dấu tích là xong thay vì ở đây phải đổi icon bằng tay, nhưng mình thấy cách này giúp mình quản lý được cả thời gian thực tế mình đã dành cho tác vụ đó, cuối ngày có thể nhìn lại cả ngày một cách bao quát không chỉ tiến độ công việc mà cả thời gian dành cho mỗi màu. Cách này mình đã duy trì được hơn nửa năm và thấy nó khá hợp với mình, nên sẽ tiếp tục duy trì.
2. Xử lý thông tin: tiếp nhận và lưu trữ (input), sáng tạo (output)
Thông tin theo mấy cái mình ghi ở trên thì được chia thành 3 loại chính: kiến thức khó, thông tin học hỏi, giải trí.
Kiến thức khó thì có hai dạng, một là các tài liệu chuyên ngành và hai là dạng video.
Input tài liệu chuyên ngành thì mình thường đọc trên ipad để còn tô xoá, thường dùng Mendeley trên máy tính, và PaperShip trên ipad, output thì trước đây mình dùng Notion nhưng gần đây đã chuyển sang dùng Word (mình sắp bỏ hẳn Notion rồi). Sách khó thì mình sẽ đọc bằng MarginNote nếu cần phải vẽ mindmap.
Dạng video thì trước mình hay coi trên Youtube hoặc Bilibili, sắp tới chắc sẽ chuyển qua coi ở Udemy nữa, vừa coi sẽ vừa ghi chép.
Thông tin học hỏi thì chia theo có hai nguồn chính: một là tin tức, đọc để biết, hai là các loại dữ liệu khác cần thời gian để ngấm (ngoại ngữ, sách, v.v…)
Tin tức thì mình sẽ chỉ đọc chính ở Feedly (đã giới thiệu đâu đó trong blog này), và dần dần thanh lọc các nguồn.
Sách thì mình sẽ đọc bằng Kindle.
Nghe podcast thì sẽ dùng Spotify.
Giải trí thì sẽ coi điện thoại hoặc coi máy chiếu, cố gắng không dùng ipad cho mục đích giải trí =))
Lưu trữ thông tin thì sẽ có hai dạng: viết tay mình dùng Goodnotes và đánh máy mình sẽ dùng Notes có sẵn (chắc sẽ viết một bài riêng khi mình đã cảm thấy mình quản lý việc lưu trữ thông tin đủ ổn, bây giờ vẫn hơi rối).
3. Đặc thù
Cuộc sống sinh hoạt: thời tiết, bản đồ, tra tàu
Đàn: Piascore, Musescore, Tempo (rồi sẽ viết bài riêng…)
Còn gì nữa không nhỉ? Từ từ rồi bổ sung tiếp vậy.
Tạm thời mình cũng thông qua bài viết này để hệ thống lại cách sử dụng, dần dần dùng rồi chắc chắn sẽ có nhiều điều chỉnh, nếu khác biệt lớn thì mình sẽ tiếp tục chia sẻ, hoặc có ai có lời khuyên gì hãy để lại lời nhắn nhé!
– Từ một người luôn luôn mông lung giữa rừng ứng dụng đang tìm cách tối giản mà vẫn ham thử ứng dụng mới…