Đọc để quản lý thời gian dùng cho tốt tháng còn lại của năm 2022 nào :(.
Cuốn này có cái rất hay là tổng hợp và đưa ra kết luận dựa trên rất nhiều cuốn và các nghiên cứu khác nhau về quản lý thời gian. Thế nên đọc thi thoảng sẽ có đoạn thấy quen, nhưng được hệ thống lại theo mạch suy nghĩ của tác giả rất rõ ràng. Ngoài lề một chút là cái này vốn mình không định viết blog mà chỉ định lưu lại vài dòng ghi chú nhỏ thôi, nhưng goodreads của mình không phải tài khoản cấp librarian nên bây giờ không thêm được sách ngoài những sách có sẵn nữa :(, nên từ giờ dù có ngắn cũng cố viết thành bài blog cho tập trung kiến thức ở đây vậy.
Điểm đầu tiên là tác giả nói những cách quản lý thời gian từ trước đến nay thực ra chỉ là tối ưu hoá cách sử dụng thời gian chứ không thật sự “quản lý” nó. Ví dụ như phương pháp phổ biến là viết danh sách việc cần làm (todo list), về bản chất là xếp thứ tự ưu tiên, rồi bắt mình tập trung vào một việc ưu tiên nhất trong khoảng thời gian cố định, chứ không phải là quản lý xem thực sự thời gian một ngày trôi đi đâu, và 24 tiếng có thể làm được những gì. Thậm chí tác giả đưa ra một vài dẫn chứng là trong công việc mà cứ để ý đến thời gian quá nhiều thì hiệu suất làm việc còn giảm đi, nghĩa là vừa stress và vừa không hiệu quả.
Tác giả đưa ra hai khái niệm mà mình thấy rất hay, một là 予期 (mường tượng về tương lai) và hai là 想起 (nắm bắt về quá khứ), việc một người mắc bệnh sử dụng thời gian không hiệu quả như thế nào là tuỳ thuộc vào cảm giác của người đó về hai khái niệm này đang gặp lỗi gì.
Trước hết là mường tượng về tương lai thì phân ra hai trục 濃い (dày)/ 薄い (mỏng) và 多い (nhiều)/少ない (ít). Trục thứ nhất là mường tượng quá rõ ràng (kiểu 10 năm sau tôi sẽ ngồi ở ghế CEO công ty ABC đang kinh doanh XYZ và đạt được thành tựu vân vân và mây mây) hoặc mơ hồ (tôi là ai đang ở đâu sau này sẽ trôi dạt về đâu…). Trục thứ hai là có quá nhiều dự định trong một lúc, hoặc không có dự định gì cả. Mình gặp vấn đề là vừa mỏng vừa nhiều, nghĩa là tương lai xa thì chưa rõ mình muốn làm gì trở thành gì, nhưng hiện tại thì việc muốn làm chất chồng như núi.
Gặp vấn đề như thế này thì có nhiều cách mà tác giả đã viết, mình chọn ra cái mình đang làm và sẽ cố làm cụ thể hơn để giới thiệu ở đây: là phương pháp time blocking (phân bổ thời gian theo khung cố định). Khi đã có mục tiêu rõ ràng thì phải học cách chia nhỏ được cái đó ra thành nhiều tác vụ nhỏ hơn, sau đó xếp nó vào những khoảng thời gian cố định trong ngày/tuần. Điều quan trọng ở đây là nếu hết thời gian đó rồi không xong việc thì vẫn tạm kết thúc và ghi chép lại, vì đây là minh chứng cho việc mình chưa dự đoán chính xác được thời gian làm tác vụ đó, đồng nghĩa với việc mình chưa hiểu được hết khả năng bản thân mình (nói trắng ra là đánh giá quá cao bản thân). Vấn đề ở đây không phải là tốc độ làm việc chậm, mà vấn đề bản chất và chủ chốt là muốn quản lý thời gian thì phải dự đoán đúng với thực tế, thông qua nhiều lần dự đoán sai lệch thì phải dần dần điều chỉnh khớp với thời gian làm thực tế. Ngoài ra mình thấy có một cái rất hay giống với trước đọc trong cuốn Deep work (đã viết ở đây từ rất lâu) thấy mà chưa làm được, là phải thêm vào lịch cả thông tin chơi bời, ví dụ kiểm tra tin nhắn hoặc xem youtube, xem phim giải trí.
Thứ hai là nắm bắt về quá khứ thì cũng phân ra hai trục 正しい(đúng)/誤り(sai) và 肯定的 (khẳng định)/否定的 (phủ định), nói đơn giản là cách bản thân đánh giá về mình trong quá khứ. Mình gặp vấn đề là sai (đánh giá mọi công việc quá dễ) và khẳng định (nghĩ là tất cả thời gian mình dùng đều hiệu quả). Sai thì tạo hậu quả rất dễ thấy thôi, ví dụ nghĩ 1 chiếc blog sách đơn giản có thế viết xong trong 30 phút thôi, nhưng nãy giờ gõ đã 30 phút rồi mà vẫn chưa xong. Trong quá khứ các bài viết cũng chắc chắn hơn 30 phút, nhưng mình không ghim lại được ấn tượng về thời gian viết mỗi bài blog trong đầu. Vậy nên mỗi khi cần dự đoán thời gian viết blog thì lại tự cho mình có khả năng siêu phàm gõ 2000 chữ/phút và viết blog như một chiếc máy, trong khi thực tế thì nên dựa vào con số thực tế trong những lần viết trước để dự đoán thời gian tiêu tốn thực tế.
Gặp vấn đề này thì tác giả có lời khuyên là sử dụng phương pháp timelog (ghi lại thời gian). Sau bài viết này thì từ thứ hai mình sẽ cố gắng theo tác giả khuyên, trong vòng 1 tuần ghi lại tất cả thời gian mình sử dụng từ những việc nhỏ nhất, trước giờ mình chỉ ghi lại khung thời gian chính (bao gồm: ăn uống đi lại làm việc), nhưng để tạo dữ liệu tốt để cải thiện bản thân thì trong tuần tới mình sẽ cố gắng ghi lại một cách chi tiết hơn. Sau khi ghi lại thời gian thì có thể đánh giá thành A/B/C tương ứng với việc bản thân đã sử dụng thời gian hợp lý hay chưa. Ngoài ra để chữa bệnh “phủ định” thì có thể dự đoán trước độ khó và độ thoả mãn nếu hoàn thành, sau đó làm rồi đánh giá lại, sau đó so hai chỉ số này (độ khó và độ thoả mãn) để có các điều chỉnh chia tác vụ hợp lý.
Trước mắt mình sẽ cố thực hiện hai việc nêu trên: (1) lưu lại chi tiết việc làm trong 1 tuần và (2) lập kế hoạch khớp với thực tế hơn, sau đó tập thói quen đánh giá cách mình dùng thời gian đã hợp lý hay chưa, hi vọng bệnh lười thuyên giảm.
Cuối cùng thì thực ra muốn quản lý thời gian tốt là để cho đỡ bận, nhưng quản lý thời gian được một chút thì lại muốn nhét thêm nhiều việc vào, kết quả là còn bận bù đầu hơn, sẽ thành một vòng lặp ác tính. Thế nên cuối sách tác giả có khuyên hãy tìm ra ikigai (lý do tồn tại) cho bản thân mình. Tựu chung lại thì đây là một cuốn cũng hay, cho mình một vài ý tưởng để kiểm chứng, để xem có gì thay đổi không.
Đánh giá chung: